Αναμφίβολα έχετε ακούσει την παλιά φράση, «Η αρμονία επιτυγχάνεται όταν όλοι τραγουδούν από το ίδιο φύλλο τραγουδιού». Το ίδιο ισχύει και για τη χρέωση – όταν όλοι γνωρίζουν τους κανόνες, υπάρχουν λιγότερες ερωτήσεις και προκλήσεις κατά τη διάρκεια μιας δέσμευσης.
Η εφαρμογή σαφών νομικών οδηγιών χρέωσης είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες και την αποφυγή περιττών διαφωνιών. Ποια είναι λοιπόν τα βασικά στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν στις οδηγίες χρέωσης; Πώς πρέπει να προσεγγίσετε την παρουσίαση των κατευθυντήριων γραμμών στους πελάτες; Πώς μπορούν εργαλεία όπως το λογισμικό διαχείρισης πρακτικής να βοηθήσουν στη δημιουργία, διαχείριση και ενημέρωση κανόνων χρέωσης;
Τι να συμπεριλάβετε στις νομικές οδηγίες χρέωσης
Τουλάχιστον, οι οδηγίες σας θα πρέπει να καλύπτουν:
- Ορισμοί χρεώσιμου χρόνου έναντι μη χρεώσιμου χρόνου και δραστηριοτήτων. Προσδιορίστε τι συνιστά μια χρεώσιμη ώρα, όπως μόνο ο χρόνος που αφιερώνεται απευθείας σε ένα θέμα πελάτη. Καθορίστε κοινές χρεώσιμες δραστηριότητες όπως νομική έρευνα, σύνταξη εγγράφων, συναντήσεις πελατών, χρόνο ταξιδιού και άλλες εργασίες που σχετίζονται άμεσα με το θέμα του πελάτη.
- Πεδίο εφαρμογής υπηρεσιών, παραδοτέα, τιμές και δομές αμοιβών. Περιγράψτε με σαφήνεια τις συγκεκριμένες υπηρεσίες, τα παραδοτέα και τα προϊόντα εργασίας που καλύπτονται από την ανάθεση. Καθορίστε τις συμφωνημένες ωριαίες τιμές και τυχόν εναλλακτικές δομές αμοιβών για δικηγόρους, παρανομικούς, νομικούς βοηθούς και άλλα επίπεδα προσωπικού. Εξηγήστε τυχόν επίπεδα ποσοστών με βάση την αρχαιότητα, την τεχνογνωσία ή τον τύπο θέματος.
Εξερευνήστε τις επιλογές χρέωσης. Διαβάστε την ανάρτηση του ιστολογίου μας Πότε να χρησιμοποιήσετε την κατ’ αποκοπή χρέωση έναντι της ωριαίας χρέωσης στην επιχείρησή σας.
- Πολιτικές δαπανών και εκταμιεύσεων. Δώστε λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα χρεώνονται δαπάνες όπως χρεώσεις φωτοτυπιών, χρεώσεις τηλεφώνου, αμοιβές βάσης δεδομένων νομικής έρευνας, έξοδα ταξιδιού, γεύματα και άλλες εκταμιεύσεις. Εξηγήστε τις πολιτικές σας σχετικά με το πότε τα έξοδα μεταφέρονται στο κόστος έναντι του πότε προσαυξάνονται.
- Συχνότητα τιμολόγησης, όροι πληρωμής, καθυστερήσεις. Καθορίστε πόσο συχνά θα αποστέλλονται τιμολόγια (όπως μηνιαία, διμηνιαία κ.λπ.) και ορίστε με σαφήνεια τους όρους πληρωμής και τις ημερομηνίες λήξης (για παράδειγμα, καθαρό 30, καθαρό 15). Περιγράψτε τους κανόνες και τη διαδικασία εκτίμησης καθυστερημένων τελών της εταιρείας σας, καθώς και αποδεκτούς τρόπους πληρωμής.
- Τυπικές ωριαίες χρεώσεις για όλους τους δικηγόρους και τα επίπεδα προσωπικού. Παρέχετε τις συγκεκριμένες τυπικές ωριαίες χρεώσεις για συνεργάτες, κατώτερους συνεργάτες, συνεργάτες, νομικούς, νομικούς βοηθούς και άλλους ρόλους προσωπικού. Εξηγήστε τις πολιτικές της επιχείρησής σας σχετικά με τις αυξήσεις επιτοκίων – όπως ετήσιες ποσοστιαίες αυξήσεις ή σταδιακές αυξήσεις κατά αρχαιότητα.
Φορτίζετε αρκετά; Διαβάστε τις σκέψεις μας σχετικά με τη συγκριτική αξιολόγηση των χρεώσεων του δικηγορικού σας γραφείου.
- Αυξήσεις παρακολούθησης χρόνου και κανόνες στρογγυλοποίησης. Καθορίστε τις ελάχιστες αυξήσεις για την παρακολούθηση του χρόνου, όπως 6 λεπτά ή 0,1 ώρα. Παρέχετε σαφείς οδηγίες για τον τρόπο στρογγυλοποίησης των μερικών προσαυξήσεων του χρόνου – είτε πάντα προς τα πάνω, πάντα προς τα κάτω είτε στην πλησιέστερη αύξηση.
- Διαδικασία επίλυσης διαφορών χρέωσης. Καθιερώστε μια σαφή εσωτερική διαδικασία κλιμάκωσης για την αντιμετώπιση ερωτήσεων ή ανησυχιών πελατών σχετικά με τιμολόγια. Προσδιορίστε σημεία επαφής και βήματα για την επίλυση διαφορών, συμπεριλαμβανομένων των τελικών βημάτων όπως η διαμεσολάβηση ή η διαιτησία, εάν χρειάζεται.
Παρουσίαση Οδηγιών στους Πελάτες
Μην στέλνετε απλώς με email τις νομικές οδηγίες χρέωσης σε πελάτες ή μην τις αναφέρετε εν συντομία. Αφιερώστε χρόνο για να εξηγήσετε προσεκτικά τις οδηγίες στις αρχικές συνομιλίες και συναντήσεις ενσωμάτωσης.
- Περιηγηθείτε στο έγγραφο μαζί, επισημαίνοντας τις ενότητες που σχετίζονται περισσότερο με τις ανάγκες του πελάτη. Εφιστήστε την προσοχή στους ορισμούς του χρεώσιμου χρόνου και δραστηριοτήτων, του πεδίου εργασίας, των χρεώσεων και της συχνότητας τιμολόγησης.
- Εστιάστε στον τρόπο με τον οποίο οι οδηγίες σας παρέχουν διαφάνεια στον τρόπο λειτουργίας της χρέωσης και αποτρέψτε τυχόν εκπλήξεις στο δρόμο. Δώστε έμφαση στον τρόπο με τον οποίο δημιουργούν σαφήνεια και αμοιβαία κατανόηση σχετικά με τη διαδικασία τιμολόγησης εκ των προτέρων.
- Ξεκαθαρίστε ότι αυτά τα πρότυπα έχουν σκοπό να δημιουργήσουν μια παραγωγική σχέση εργασίας και όχι να ευνοήσουν αυστηρά την εταιρεία. Δείξτε πώς θα οδηγήσουν σε ανοιχτή επικοινωνία και θα βοηθήσουν στην αποφυγή και την επίλυση διαφορών.
- Προσκαλέστε τους πελάτες να κάνουν ερωτήσεις και να νιώσουν άνετα με τις οδηγίες. Όταν οι πελάτες κατανοήσουν το σκεπτικό των πολιτικών χρέωσης, θα τις αποδεχτούν περισσότερο.
Το να αφιερώνετε χρόνο για συλλογικές συζητήσεις κάνει τις κατευθυντήριες γραμμές να φαίνονται σαν μια συμφωνία και όχι με αυστηρούς κανόνες. Αυτό θέτει τις βάσεις για μια θετική συνεχή σχέση με τον πελάτη.
Επιβολή κατευθυντήριων γραμμών για συνέπεια
Ελέγξτε τα τιμολόγια σύμφωνα με τις οδηγίες για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση. Χωρίς παρακολούθηση, οι πρακτικές χρέωσης συχνά απομακρύνονται από τις γραπτές πολιτικές με την πάροδο του χρόνου. Το λογισμικό διαχείρισης νομικών πρακτικών μπορεί να ενσωματώσει κανόνες σε αυτοματοποιημένη παρακολούθηση χρόνου και τιμολόγηση για τη διατήρηση της συνέπειας.
Τακτική ενημέρωση των Οδηγιών
Ελέγξτε τις νομικές κατευθυντήριες γραμμές τιμολόγησης ετησίως για να προσδιορίσετε τις απαραίτητες αλλαγές με βάση τις λειτουργίες της εταιρείας, τα σχόλια των πελατών και τις τάσεις του κλάδου. Προσαρμόστε τις προσαυξήσεις χρόνου, διευκρινίστε τις πολιτικές, κ.λπ. Με τις πλατφόρμες διαχείρισης πρακτικής, οι οδηγίες μπορούν να ενημερωθούν παγκοσμίως για όλα τα θέματα πελατών με λίγα μόνο κλικ.
Λογισμικό διαχείρισης νομικών πρακτικών
Το τιμολόγιό σας αντιπροσωπεύει οπτικά την επωνυμία σας στον πελάτη. Όλα τα σημεία επαφής με τους πελάτες σας, συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων, θα πρέπει να συνάδουν με την επωνυμία της εταιρείας σας. Ο ανώτερος ειδικός εκπαίδευσης της CARET Legal διεξήγαγε μια συνεδρία διαδικτυακού σεμιναρίου για να εξηγήσει πόσο εύκολο είναι να προσαρμόσετε τα τιμολόγιά σας στο CARET Legal.
Δείτε τη συνεδρία κατόπιν αιτήματος: Προσαρμογή τιμολογίου εντός της CARET Legal.
Οι ολοκληρωμένες νομικές λύσεις διαχείρισης λογισμικού απλοποιούν τη δημιουργία, την εφαρμογή και τη διαχείριση νόμιμων οδηγιών χρέωσης μέσω:
- Κεντρικά πρότυπα που τυποποιούν κανόνες σε όλη την εταιρεία
- Αυτοματοποιημένη παρακολούθηση χρόνου με βάση προκαθορισμένους κανόνες χρέωσης
- Ροές εργασίας με δυνατότητα διαμόρφωσης που ταιριάζουν με τις οδηγίες
- Μηχανές τιμολόγησης βάσει κανόνων που συμμορφώνονται με τις οδηγίες
- Προσαρμοσμένες αναφορές χρέωσης για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης
- Δυνατότητα άμεσης παγκόσμιας ενημέρωσης των οδηγιών
Οι συνεπείς και διαφανείς νομικές οδηγίες χρέωσης, που διατηρούνται με την πάροδο του χρόνου, είναι το κλειδί για τη μείωση της αβεβαιότητας, την ελαχιστοποίηση των διαφορών και την ενίσχυση των σχέσεων με τους πελάτες. Με τα σωστά εργαλεία διαχείρισης πρακτικής, οι οδηγίες είναι πιο εύκολο να εφαρμοστούν, να ακολουθηθούν και να βελτιστοποιηθούν.
Η χρέωση προσφέρει τόσες πολλές ευκαιρίες για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών και τη βελτιστοποίηση των λειτουργιών.
Ελέγξτε τους πόρους στο Σελίδα τιμολόγησης και πληρωμών της CARET LEGAL.
Νέος στη διαχείριση νομικών πρακτικών; Δείτε πώς η CARET Legal μπορεί να βοηθήσει με τις ταμειακές ροές και πολλά, πολλά άλλα. Αποκτήστε μια δωρεάν δοκιμή του CARET Legal σήμερα.
